Déménagement d’entreprise : Quelles sont les étapes à mener en interne avant de faire appel à un déménageur professionnel ?

Avant de faire appel à un déménageur professionnel pour votre transfert de bureaux, il faut effectuer certaines actions en interne pour que votre projet soit un succès. En poursuivant la lecture de cet article, vous en saurez davantage.

Informer le personnel

Lorsque le délogement de l’entreprise est certain, il est essentiel de mettre les salariés au courant. Une communication efficace sur le sujet permet de faciliter le déménagement. Aucun employé ne doit être surpris par la décision prise par les dirigeants. De ce fait, ils auront le temps de bien se préparer au transfert. Dans le cas contraire, l’anxiété provoquée par un départ surprise peut éveiller des conflits entre eux. Ceci est notamment valable lorsque l’organisation est ratée pour cause de préparation tardive. Le mieux serait de recueillir leurs avis sur le sujet et d’organiser une visite des nouveaux bureaux à aménager pour les impliquer davantage.

Tenir compte du bail actuel

Le contrat de location de bureaux inclut généralement une clause stipulant qu’un préavis de 6 mois est nécessaire lors d’un départ. Si vous prenez la décision de déménager, il est donc requis d’aviser votre bailleur par lettre recommandée. Le mois choisi pour envoyer cet acte dépend de la période de préavis indiquée sur le contrat. Il faut garder à l’esprit qu’il n’est pas possible de signer un autre bail sans pour autant résilier l’acte que vous avez signé actuellement. Libre à vous de rechercher un nouveau local pour le déménagement avant l’annulation du premier contrat.

Signer le nouveau bail

Après avoir trouvé le local qui conviendra à votre équipe, vous devez passer aux négociations avec le bailleur. Il s’agit d’une étape cruciale où le loueur, ainsi que la société doivent respecter leurs obligations légales. Les termes encadrant cet accord sont mentionnés dans les clauses du contrat. À noter que certaines dispositions ne peuvent pas faire l’objet d’une négociation. C’est notamment le cas pour l’obligation de faire un état des lieux, la durée du contrat et la répartition des charges. Hormis ces éléments inaliénables, les autres points du bail de location peuvent être négociés.

Désigner un responsable en entreprise

Même si vous envisagez de confier votre transfert de bureaux à un déménageur professionnel, un minimum d’organisation est requis en interne. De ce fait, il faudra déléguer la tâche de responsable du déménagement à un des collaborateurs de chaque équipe. Ces derniers devront rendre compte à un responsable général des opérations. Ainsi, cette organisation permettra de superviser de façon pratique les différentes tâches qui interviennent dans le délogement. Pour un suivi cohérent, il est recommandé d’établir un calendrier des opérations pour permettre à tout un chacun de mieux se situer par rapport aux actions à mener.

Une fois toutes ces étapes respectées, vous pouvez faire appel à un déménageur professionnel comme Jojo App. Nous sommes spécialisés dans le transport d’objets lourds et volumineux. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Sur notre blog, vous découvrirez des astuces et des conseils qui vous aideront sûrement à mener à bien votre projet de déménagement.